Zásobovanie kuchynky je jedna z mála položiek, ktorú si office manažér objednáva sám a bez schvaľovania, a preto sa aj najčastejšie objednáva po kusoch a narýchlo. Rozdiel medzi nákupom po kusoch a nákupom v kartónoch je pritom v cene aj v čase, ktorý objednávaním strávite. Tento článok neponúka hotové čísla o spotrebe, tie sú v každej firme iné; ponúka postup, ako si ich spočítať.
Zoznam je krátky a v drvivej väčšine kancelárií rovnaký: káva, mlieko do kávy, cukor, čaj, voda, jednorazový riad a servítky. Všetko ostatné, teda sušienky, ovocie alebo minerálky, je nadstavba, ktorá sa dá objednávať nepravidelne. Základ naopak musí byť vždy, lebo jeho výpadok si všimne celá kancelária v ten istý deň.
Zoznam sa oplatí raz napísať a potom sa ho držať. Kuchynka, kde sa každý mesiac objednáva niečo iné, spotrebuje viac, lebo zvyšky starých položiek zostávajú v skrini a nové sa dokupujú navyše.
Vzorec je jednoduchý a funguje pre kávu, čaj aj mlieko. Vezmite počet ľudí, ktorí kuchynku reálne používajú, vynásobte priemerným počtom šálok za deň a počtom pracovných dní v mesiaci. Výsledok je počet šálok za mesiac. Ten prepočítajte na gramy alebo litre podľa dávkovania vášho kávovaru a delením veľkosťou balenia dostanete počet balení.
Priemerný počet šálok si nevymýšľajte, odmerajte ho. Stačí dva týždne zapisovať, koľko balení sa minie, alebo si pozrieť počítadlo šálok na kávovare; väčšina zariadení ho má v servisnom menu. Zo skutočného čísla vychádzajte aj pri ďalších objednávkach a raz za pol roka ho overte znova, spotreba sa mení s počtom ľudí aj s ročným obdobím.
Pri čaji je výpočet ešte jednoduchší: jedna šálka je jedno vrecúško. Zložitejšie je odhadnúť pomer medzi kávou a čajom; ten sa v priebehu roka mení a v zime býva čaju výrazne viac. Objednávajte preto čaj v menších množstvách a vo viacerých druhoch, kávu naopak vo väčších baleniach.
Nasledujúca tabuľka ukazuje, ako výpočet vyzerá, keď doň dosadíte vlastné čísla. Stĺpec so spotrebou nechajte prázdny a doplňte hodnoty, ktoré ste namerali; ceny sú z nášho e-shopu bez DPH.
| Položka | Balenie | Cena bez DPH | Ako počítať |
|---|---|---|---|
| Káva Buondi Caffé Gold zrnková | 1 kg | 23,01 € | šálky za mesiac × dávka kávovaru v gramoch ÷ 1 000 |
| Trvanlivé mlieko Barista 1 l | kartón 12 ks | 1,44 € za liter | šálky s mliekom × dávka v ml ÷ 1 000 |
| Cukor kryštálový 1 kg | balenie 10 kg | 2,09 € za kilogram | šálky s cukrom × dávka v gramoch ÷ 1 000 |
| Čaj porciovaný | podľa značky | — | počet šálok čaju za mesiac = počet vrecúšok |
Keď máte počty balení, objednávku už len zaokrúhlite nahor na celé kartóny a pripočítajte rezervu na jeden týždeň. Rezerva je dôležitejšia než presnosť výpočtu: doobjednávka kvôli jednému baleniu mlieka stojí viac času než celý mesačný nákup.
Do výpočtu nezabudnite na návštevy. V kancelárii, kam chodia klienti alebo dodávatelia, tvorí káva pre návštevy nezanedbateľnú časť spotreby a je to zároveň položka, ktorá sa najhoršie odhaduje. Praktické je pripočítať k výsledku desatinu a po prvom mesiaci ju upraviť podľa skutočnosti.
Tip pre nákupcov
Objednávku kuchynky spojte do jednej dodávky raz za mesiac. Pri hodnote nad 50 € s DPH je doprava po celej SR zadarmo a v Bratislavskom kraji vozíme tovar vlastnou dodávkou.
V kartónoch sa oplatí objednávať všetko, čo má dlhú trvanlivosť a stále rovnakú spotrebu. Trvanlivé mlieko sa predáva v kartónoch po 12 kusoch, cukor v baleniach po 10 kilogramoch, zrnková káva po kilogramoch. Pri týchto položkách nie je dôvod objednávať po kusoch. Naopak, čerstvé potraviny a nápoje, ktoré sa striedajú podľa chuti kolegov, kupujte v menších množstvách.
Frekvencia raz za mesiac vyhovuje väčšine kancelárií do 30 ľudí. Väčšie prevádzky obvykle rozdelia objednávku na dve: kávu a mlieko dvakrát mesačne, zvyšok raz.
Zásobu držte na jeden týždeň, nie na mesiac navyše. Väčšia zásoba znamená len viac miesta v skrini a väčšiu šancu, že niečo prekročí dátum spotreby.
Najväčší rozdiel robí dávkovanie. Kávovar nastavený o gram vyššie, než je potrebné, znamená pri desiatich ľuďoch niekoľko kilogramov kávy navyše za rok. Rovnako pomáha, keď je cukor v dávkovači namiesto porciovaných vrecúšok a mlieko v kanvičke namiesto malých téglikov; menej sa vyhodí a menej sa objednáva.
Zrnková káva vychádza na šálku lacnejšie než instantná, ale predpokladá kávovar a jeho pravidelné čistenie. Instantná káva sa hodí ako doplnok pre tých, čo pijú kávu občas, a do zasadačiek, kde kávovar nie je.
Druhá vec je skladovanie. Otvorená zrnková káva stráca arómu za pár týždňov, preto nemá zmysel držať zásobu na pol roka; lepšie je objednávať menšie množstvá častejšie. Mlieko a cukor sú naopak trvanlivé a v kartónoch sa dajú nakúpiť na dlhšie obdobie bez straty kvality.
Ak sa objednávka mesiac čo mesiac opakuje, nemá zmysel skladať ju znova. Po prihlásení nájdete v účte históriu objednávok a hociktorú z nich viete zopakovať; upravíte len množstvá, ktoré sa zmenili. Firmy, ktoré objednávajú pravidelne, majú navyše jednu faktúru za mesiac namiesto piatich.
S nastavením pravidelného zásobovania vám pomôžeme. Napíšte nám, čo a ako často potrebujete, a pripravíme ponuku pre celú prevádzku.
Osemdesiat gramov je štandard, ale nie vždy stačí. Čo znamená belosť CIE, kedy sa oplatí ťažší papier a ako počítať balíky a kartóny pre celú kanceláriu.
Číslo zošita prezradí formát aj linajky. Prehľad zošitov 511, 512, 523 a 544 podľa ročníka a ako objednať sadu pre celú triedu.
Čo znamenajú označenia systémov T1, T2, H2 a S1, ako zistiť, aký zásobník máte na stene, a ako sa nepomýliť pri objednávke náplní.
